Data Scanning – Digitalisering van documenten en archieven

Data Scanning – Digitalisering van documenten en archieven2020-07-07T14:48:41+02:00

Bij de digitalisering van uw bedrijf worden uw archieven en inkomende documenten in elektronisch formaat gedematerialiseerd.

Om uw documentenstroom op te slaan en te beheren, biedt Manufast u een globale oplossing voor het scannen en elektronisch beheren van uw documenten.

Documentbeheer 

De dagelijkse inkomende post van uw onderneming beheren en verwerken is tijdrovend en kost vaak flink wat geld.

Denk maar aan contracten, facturen, aanvragen van onkostenvergoedingen of getuigschriften voor verstrekte hulp, hr-personeelsdossiers, schadedossiers of aftersales, garantiedocumenten, boekhoudkundige documenten en zelfs documenten voor marketingacties (kortingsbonnen, klantenkaarten …).

Elektronisch documentbeheer omvat een complete verwerking: van gegevensverzameling, documentvoorbereiding, sorteren, digitaliseren, scannen, indexering en verwerking van beelden tot archivering.

We ontvangen uw documenten via een shuttledienst of stellen een postbus ter beschikking, wat u het gemakkelijkst vindt. Ook uw e-mails kunnen in deze flow worden opgenomen.

Zodra de documenten zijn gedigitaliseerd, worden de gegevens ofwel herkend door OCR (Optical Character Recognition) ofwel manueel verwerkt. Ze worden dan in uw beheersysteem ingevoerd.  De gegevensverwerking gebeurt volledig conform de GDPR normen.

De fysieke documenten worden vervolgens correct gearchiveerd, vernietigd of naar u teruggestuurd.

Indien nodig en in samenwerking kunnen we een dossier met bewijskracht samenstellen voor de elektronische archiveringsdienst van het ministerie van Sociale Zaken.

Contacteer ons

Scannen van archieven

Onze DocuSCAN-oplossing voor archivering zorgt voor de voorbereiding, het sorteren, de identificatie, het scannen, de validatie en de indexering van de gegevens, de levering van beelden en ten slotte de vernietiging van documenten.

U bezorgt uw archieven in dozen aan ons of onze teams komen uw documenten ter plaatse afhalen.

Zodra wij ze hebben gedigitaliseerd, zijn ze voor u beschikbaar in elektronisch formaat. De documenten worden geïndexeerd en de gegevens die u hebt opgegeven (klantnummer, factuurbedrag, datum …) worden ofwel door OCR (Optical Character Recognition) herkend ofwel manueel gevalideerd. Deze gegevens worden daarna in uw workflow of digitale archieven opgenomen.

We garanderen een volledige traceerbaarheid: van elk document, van elk dossier, van elke doos en van elk pallet!

We kunnen ook ter plaatse scannen of uw archiefbestanden in onze eigen beveiligde opslagfaciliteit bewaren zodat u ruimte kunt vrijmaken.

Contacteer ons

DocuSCAN

Voor ondernemingen die een deel van of alle inkomende documenten willen uitbesteden, stelt Manufast DocuSCAN voor, een globale oplossing voor het scannen en beheren van documenten.

Beheer van documenten

Verzekeringsdossiers, algemene dossiers, briefwisseling voor het beheer van schadedossiers, medische dossiers, timesheets, facturen… we verwerken uw papieren documenten om de gegevens te verzamelen die essentieel zijn voor uw business en management.

GDPR

Manufast wil uw gegevens beschermen en werkt daarom volledig conform de GDPR.

Onze globale oplossing omvat :

  • Een studie over uw business en noden.
  • Het uitwerken van de flow.
  • Het ophalen van uw documenten of het ter beschikking stellen van een postbus.
  • De voorbereiding van documenten voor de digitalisering : nietjes en paperclips worden verwijderd en beschadigde documenten worden hersteld.
  • De identificatie : creatie van paginabanners met barcodes die we in elk document opnemen om ze van elkaar te scheiden.
  • Scanning: de documenten kunnen in 200 of 300 DPI worden gescand, en ook in kleur of zwart-wit en grijs.
  • Endorsing: elk origineel document krijgt een unieke stempel waarmee het, indien nodig, terug te vinden is in het archief.
  • Validatie & indexering : de documenten worden geïndexeerd en de gegevens die u hebt gespecificeerd (klantnummer, bedrag factuur, datum, …) worden herkend, ofwel door OCR (Optical Character Recognition), ofwel via manuele indexering. Deze gegevens worden daarna in uw workflow of digitale archieven opgenomen.
  • Levering van beelden of gestructureerde pagina’s in PDF, TIF of JPEG.
  • Verwerking van het papier na het scannen : als de documenten zijn gedigitaliseerd, worden ze gearchiveerd, vernietigd of naar u teruggestuurd.
  • De gegevensverwerking gebeurt volledig conform de GDPR en ISO 9002-normen.

3 redenen om uw briefwisseling en documenten te dematerialiseren

  • Minder verborgen kosten : de menselijke interventies om het papier te verwerken of om een document terug te vinden, vertegenwoordigen belangrijke verborgen kosten.
  • Toegangelijke gegevens en tijdwinst : dankzij de verwerking van gegevens en de integratie in uw beheerssysteem zijn de gegevens gemakkelijk toegankelijk.
  • Plaatsbesparing : de huur van opslagruimte is duur en bovendien moet u ze beschermen tegen diefstal, brand en overstromingen.

Met onze logistieke oplossing voor documenten kunt u zich concentreren op uw corebusiness en geld besparen. Stap over naar het digitale tijdperk.

Ontdek onze video “Onze Data & Scanning’ activiteiten:

Stuur ons een aanvraag voor meer informatie of een gratis offerte.

Onze jarenlange ervaring biedt u feilloze garantie. Met onze logistiek oplossing voor documenten, kunt u zich concentreren op uw core business en echt geld besparen!

Neem contact met ons op voor een gepersonaliseerd advies.

Volledige naam*

E-mail*

Telefoon*

Bedrijf

Onderwerp

DrukwerkMailingE-MailingHandlingDatamanagementDatascanningLogistiekWeb2PrintE-PickingTeamversterkingPlastic folie wikkelenAndere

Bericht*

Ontdek onze oplossingen

Multichannel

Multichannel verzendingen

Gebruik bij Mult-E-Flow meerdere kanalen gelijktijdig voor dezelfde campagne, ook als u geen digitale specialist in huis hebt.
Mult-EFlow werkt net zo goed voor het verzenden van administratieve documenten als marketingdocumenten.

Meer info

Terugkerende postzendingen

Wil u uw postzendingen vereenvoudigen?

UITGAANDE POST

We hebben een unieke oplossing ontwikkeld om de afhandeling van uw postzendingen te vereenvoudigen. Ontdek DocuSTREAM!
En u kunt ook hier ook kiezen voor hybride mailings: e-mail en papieren mailings.

Meer info

Print on demand

Web2Print

Web2Print is een online platform voor het drukken op aanvraag « Printing on Demand ».
Ons platform is beveiligd, eenvoudig, en inzetbaar volgens uw noden en behoeften.

Meer info

E-Picking

Beheer uw voorraden vanop afstand

UW VOORRADEN ONLINE

Beheer uw voorraden op afstand met ons online-platform! Onze teams ontvangen bestellingen online. Na verwerking worden de producten rechtstreeks verzonden.

Meer info