Gestion documentaire
La gestion du flux et le traitement de votre courrier entrant journalier liés à votre business prennent du temps et sont souvent source de coûts importants:
- Contrats
- Factures
- Demandes de remboursement de frais ou d’attestations de soins
- Dossiers HR du personnel
- Dossiers de suivi de sinistre ou après-vente
- Documents de garantie, de comptabilité
- Documents liés aux actions marketing (bons de réductions, cartes de fidélité…).
La Gestion Electronique des Documents (GED) couvre toutes les opérations dans le traitement des documents, de la capture des données à l’archivage en passant par la préparation des documents, le tri, la numérisation, l’indexation et le traitement des images.
En fonction de vos besoins, nous réceptionnons vos documents par navette ou mettons une boîte postale à disposition pour qu’ils nous arrivent directement. Vos mails peuvent également être intégrés dans les flux.
Une fois les documents numérisés, les données sont soit reconnues par OCR (Reconnaissance optique de caractères) soit traitées manuellement. Elles sont ensuite injectées dans votre propre système de gestion. Le traitement des données s’effectue dans le respect des normes GDPR.
Les documents physiques sont ensuite archivés, détruits en bonne et due forme ou vous sont retournés selon votre demande.
Au besoin et avec votre collaboration, nous pouvons procéder à l’introduction d’un dossier Force Probante pour le service d’archivage électronique auprès du Ministère des Affaires sociales.