Beheer van documenten
Het beheren en verwerken van je dagelijkse inkomende post met betrekking tot jouw bedrijf kost tijd en is vaak een bron van aanzienlijke kosten:
- Contracten
- Rekeningen
- Verzoeken om terugbetaling van kosten of certificaten van behandeling
- HR-personeelsdossiers
- Dossiers voor claims of opvolging na verkoop
- Garantie en boekhoudkundige documenten
- Documenten met betrekking tot marketingcampagnes (kortingsbonnen, klantenkaarten, enz.).
Electronic Document Management (EDM) omvat alle activiteiten die te maken hebben met documentverwerking, van gegevensvastlegging tot archivering, inclusief documentvoorbereiding, sorteren, scannen, indexeren en beeldverwerking.
Afhankelijk van je behoeften kunnen we je documenten per shuttle ontvangen of zorgen voor een postbus zodat ze rechtstreeks bij ons aankomen. Je e-mails kunnen ook worden geïntegreerd in de workflow.
Zodra de documenten zijn gescand, worden de gegevens herkend door OCR (Optical Character Recognition) of handmatig verwerkt. Vervolgens worden ze ingevoerd in je eigen beheersysteem. De gegevens worden verwerkt in overeenstemming met de GDPR-normen.
De fysieke documenten worden vervolgens gearchiveerd, op de juiste manier vernietigd of op je verzoek aan je geretourneerd.
Indien nodig en met je medewerking kunnen we een Force Probante dossier voor de elektronische archiveringsdienst indienen bij het Ministerie van Sociale Zaken.