Data Scanning – La digitalisation de vos documents et archives

Data Scanning – La digitalisation de vos documents et archives2020-07-06T16:49:50+02:00

La digitalisation de votre entreprise passe par la dématérialisation de vos archives et documents entrants au format électronique.

Afin de stocker et gérer vos documents, Manufast vous propose une solution globale de scanning et de gestion électronique de vos documents.

Gestion documentaire

La gestion du flux et le traitement de votre courrier entrant journalier liés à votre business prennent du temps et sont souvent source de coûts importants.

Cela concerne vos contrats, factures, demandes de remboursement de frais ou d’attestations de soins, dossiers HR du personnel, dossiers de suivi de sinistre ou après-vente, documents de garantie, de comptabilité, voire de documents liés aux actions marketing (bons de réductions, cartes de fidélité…).

La Gestion Electronique des Documents (GED) couvre toutes les opérations dans le traitement des documents, de la capture des données à l’archivage en passant par la préparation des documents, le tri, la numérisation, l’indexation et le traitement des images.

En fonction de vos besoins, nous réceptionnons vos documents par navette ou mettons une boîte postale à disposition pour qu’ils nous arrivent directement. Vos mails peuvent également être intégrés dans les flux.

Une fois les documents numérisés, les données sont soit reconnues par OCR (Reconnaissance optique de caractères) soit traitées manuellement. Elles sont ensuite injectées dans votre propre système de gestion.  Le traitement des données s’effectue dans le respect des normes GDPR.

Les documents physiques sont ensuite archivés, détruits en bonne et due forme ou vous sont retournés selon votre demande.

Au besoin et avec votre collaboration, nous pouvons procéder à l’introduction d’un dossier Force Probante pour le service d’archivage électronique auprès du Ministère des Affaires sociales.

Contactez-Nous

Scanning d’archives

Notre solution d’archivage DocuSCAN comprend la préparation, le tri, l’identification, la numérisation, la validation des données et l’indexation, la livraison des images, pour finir par la destruction des documents.

Selon votre demande, nous réceptionnons vos archives par boîtes ou nos équipes viennent sur place enlever vos documents.

Une fois numérisés, nous vous les mettons à votre disposition au format électronique. Les documents sont indexés et les données que vous avez spécifiées (n° client, montant facture, date…) sont reconnues, soit par OCR (reconnaissance de caractères optiques), soit par validation manuelle. Ces données extraites sont ensuite intégrées dans vos workflows ou archives digitales.

Nous vous garantissons une traçabilité totale : de chaque document, de chaque dossier, de chaque boite et de chaque palette!

Nous pouvons également réaliser du scanning sur place ou stocker vos dossiers d’archives dans notre propre site de stockage sécurisé pour libérer de l’espace.

Contactez-Nous

DocuSCAN

Pour les entreprises souhaitant externaliser tout ou une partie de leurs documents entrants, Manufast propose DocuSCAN, une solution globale de scanning et de gestion documentaire, qu’il s’agisse d’archives ou de documents journaliers.

Gestion documentaire

Dossiers d’assurances, courriers de gestion de sinistres, dossiers médicaux, documents relatifs aux prestations horaires, factures… nous traitons vos documents papier pour en capturer les données essentielles à votre business et à votre gestion.

RGPD

Soucieux de protéger les données dans vos documents, Manufast est en totale conformité avec le Règlement Général sur la Protection des Données (GDPR).

Notre solution globale DocuSCAN comprend :

  • Une étude de votre business et de vos besoins.
  • Une mise en place de flux.
  • La collecte de vos documents ou la mise à disposition d’une boîte postale.
  • La préparation des documents avant numérisation : les agrafes et trombones sont enlevés et les documents abîmés sont réparés.
  • L’identification : création de pages-banners avec barre-code que nous insérons entre chaque document pour les séparer.
  • Scanning : les documents peuvent être scannés en 200 ou 300 DPI, ainsi qu’en couleur, noir & blanc ou gris.
  • Endorsing : chaque document papier, lors du passage au scanner, reçoit un numéro unique qui permet de retrouver le papier physique par après .
  • Validation & indexation : les documents sont indexés et les données que vous avez spécifiées (n° client, montant facture, date…) sont reconnues, soit par intelligence artificielle, soit par validation manuelle. Ces données extraites sont ensuite intégrées dans vos workflows ou archives digitales.
  • Livraison des images ou pages structurées en PDF, TIF ou JPEG.
  • Traitement du papier post-scanning : une fois numérisés les documents seront, selon votre demande, soit retournés chez vous, soit archivés ou détruits.
  • Le traitement des données s’effectue dans le respect des normes GDPR et ISO 9002.

3 raisons de dématérialiser vos courriers et documents

  • Diminution des coûts cachés : les interactions humaines pour traiter le papier ou retrouver un document représentent des coûts cachés importants.
  • Données accessibles et gain de temps: grâce au traitement des données et l’intégration dans votre système de gestion, les données sont facilement accessibles.
  • Gain d’espace: la location d’un stock est onéreuse et demande en outre une protection contre le vol, les incendies ou encore les inondations.

Avec notre solution de logistique documentaire, vous pouvez vous centrer sur votre Core Business, vous réalisez des économies et passez à l’ère du digital à votre rythme.

Découvrez notre vidéo ‘Nos activités Data & Scanning’

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Nos nombreuses années d’expérience vous offrent une sécurité sans faille. Avec notre solution de scanning, vous pouvez vous centrer sur votre Core Business et vous réalisez de réelles économies !

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Situé dans la région de Bruxelles-Capitale, Manufast est une Entreprise de Travail Adapté (ETA), anciennement appelée Atelier Protégé , soutenue par la Cocof, qui crée des emplois durables pour les personnes moins-valides.